Sluiten
Snel vacatures vinden3762 vacatures online
Ik zoek

Directiesecretaresse

Werkgever: AM Datum geplaatst: 12-04-2018 Regio: Utrecht Datum gewijzigd: 12-04-2018
Functieomschrijving

Directiesecretaresse

Ben jij sensitief, discreet en beschik je over uitstekende voelsprieten die zijn afgestemd op verandering in je omgeving en in sfeer? Ben je een kei in het organiseren, het ontzorgen en het plannen? Dan ben jij onze nieuwe directiesecretaresse!

Bedrijf AM

Plaats Utrecht

Vakgebied Directiesecretaresse

Businessline Support / Secretarieel / Facilitair

Opleidingsniveau HBO

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse maak je deel uit van het directiesecretariaat en ben je in samenwerking met een collega directiesecretaresse verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directie van AM, zodat deze in staat wordt gesteld de eigen functie zo efficiënt en doelmatig mogelijk uit te voeren. De directie bestaat uit twee directeuren; de directie vormt samen met de concern controller en de HR Business Partner het directieteam.

 

Jouw werkzaamheden betreffen op hoofdlijnen: 

  • Het ondersteunen van de directeur en de concern controller in nauwe samenwerking met collega directiesecretaresse die verantwoordelijk is voor ondersteuning van de directievoorzitter.
  • Op belang en urgentie ‘screenen’ van telefoongesprekken en e-mail en veelal zelfstandig afhandelen hiervan op discrete wijze.
  • Zorgdragen voor het agendabeheer van de directeur en de concern controller en het plannen van afspraken, waarbij de juiste interpretatie van prioriteiten van belang is.
  • Verzorgen van interne en uitgaande correspondentie, zoals brieven, rapporten, presentaties, notulen van vergaderingen en dergelijke, gericht op effectieve vastlegging en beheer van zakelijke informatie en overeenkomsten.
  • Afstemmen van informatie, instructies, wensen en dergelijke van veelal vertrouwelijke en/of gevoelige aard met de directie en het coördineren of verzorgen van de communicatie hiervan met belanghebbenden (intern en extern), zodat er altijd sprake is van adequate informatievoorziening.
  • Verzorgen van organisatorische en logistieke zaken zoals het assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten (presentaties, vergaderingen, een- of meerdaagse conferenties e.d.) regelen van accommodaties, catering en reis- en verblijfsdocumenten voor de directieleden, alsmede correct ontvangen en verzorgen van bezoekers.
  • Functioneren als  eerste aanspreekpunt (vanuit directie) voor huismeester en facilitair manager.

Wat zoeken wij?

Als directiesecretaresse heb jij:

  • Minimaal 10 jaar ervaring als directiesecretaresse met bij voorkeur werkervaring in een grote commerciële (beursgenoteerde) ondernemening;
  • hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur een secretariële opleiding;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel op schrift als verbaal in het Nederlands en Engels;
  • bij voorkeur kennis van de vastgoedmarkt en -partijen.

Als directiesecretaresse werk je zelfstandig en beschik je over een hoge mate van sensitiviteit en discretie. Verder ben jij een kei in het plannen en organiseren, ben je stressbestendig en het is voor jou natuurlijk om de voortgang te bewaken.Je bent 36-40 uur per week beschikbaar en in staat om in zekere mate flexibel om te gaan met je werkuren.

Interesse?

Voor meer informatie over deze positie kun je contact opnemen met Helena Rippen, Talent Acquisition Specialist bij AM, op  telefoonnummer 06 15 32 79 02 of via e-mail, helena.rippen@bam.com.

Heb je interesse in deze functie, solliciteer dan via de 'Solliciteer' button

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.